> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://developer.comstruct.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # E-Mail-Verarbeitung > Automatisierte Rechnungsextraktion aus weitergeleiteten E-Mails ## Übersicht comstruct kann E-Mails mit Rechnungen empfangen und deren Anhänge automatisch extrahieren, klassifizieren und verarbeiten. Dies ermöglicht einen vollständig automatisierten Workflow: Leiten Sie Lieferantenrechnungen an eine dedizierte Adresse weiter und comstruct erledigt den Rest. Der E-Mail-Verarbeitungsendpunkt unterstützt zwei Hauptszenarien: Leiten Sie Rechnungen an comstruct weiter. Anhänge werden extrahiert, per KI klassifiziert und als Rechnungen angelegt. Senden Sie gescannte Mehrfach-Rechnungs-PDFs. comstruct segmentiert diese mithilfe KI-basierter Seitenerkennung in einzelne Rechnungen. *** ## Funktionsweise Wenn eine E-Mail am Verarbeitungsendpunkt eingeht, durchläuft comstruct folgende Pipeline: ```mermaid theme={null} flowchart TD A[E-Mail empfangen] --> B[MIME parsen / Anhänge extrahieren] B --> S{Stapelscan?} S -->|x-staple-scan: true| T[KI-Seitengrenzenerkennung] T --> U[PDF in Segmente aufteilen] U --> I S -->|Nein| C{Anhangtypen?} C -->|Keine unterstützten Dokumente| D[Platzhalter-Rechnung mit E-Mail-Inhalt erstellen] C -->|Nur XML| E[XRechnung-Verarbeitung] C -->|Einzelnes PDF| F[Direkte Rechnungsverarbeitung] C -->|Mehrere / gemischt| G[KI-Klassifizierungswarteschlange] G --> H[Rechnungen & Begleitdokumente gruppieren] H --> I[Rechnung pro Gruppe erstellen] E --> I F --> I D --> I I --> J[KI-gestützte Datenextraktion] ``` ### Schritt für Schritt 1. **E-Mail-Parsing** — Die Roh-E-Mail (MIME/RFC 822) wird geparst. Inline-Bilder (Signaturen, Logos) werden herausgefiltert. Anhänge werden in *unterstützte* und *nicht unterstützte* Kategorien aufgeteilt. 2. **Formatkonvertierung** — TIFF-Anhänge werden automatisch in PDF konvertiert. Fehlgeschlagene Konvertierungen werden als zusätzliche Dokumente beibehalten. 3. **Routing** — Basierend auf Anzahl und Typ der unterstützten Anhänge wählt comstruct den effizientesten Verarbeitungspfad (siehe [Verarbeitungsmodi](#verarbeitungsmodi)). 4. **Rechnungserstellung** — Jede identifizierte Rechnung durchläuft die Standard-comstruct-Pipeline: KI-gestützte Datenextraktion, Lieferantenzuordnung und Freigabe-Workflows. *** ## Unterstützte Dokumentformate ### Rechnungsdokumente (werden als Rechnungen verarbeitet) | Format | MIME-Typen | Hinweise | | -------- | ----------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | **PDF** | `application/pdf` | Primärformat; beste KI-Extraktionsergebnisse | | **XML** | `application/xml`, `text/xml` | Wird als XRechnung verarbeitet, wenn gültiges elektronisches Rechnungs-XML erkannt wird | | **TIFF** | `image/tiff`, `image/tif` | Wird vor der Verarbeitung automatisch in PDF konvertiert | PDFs werden auch durch Inhaltsprüfung erkannt — eine Datei mit falschem MIME-Typ aber gültigem PDF-Inhalt wird trotzdem korrekt verarbeitet. ### Zusätzliche Dokumente (werden der Rechnung beigelegt) Nicht-Rechnungsanhänge werden hochgeladen und als Referenzdokumente mit der resultierenden Rechnung verknüpft: | Format | Beispiele | | --------------------------- | --------------------------------------- | | **Office-Dokumente** | `.doc`, `.docx`, `.xls`, `.xlsx` | | **Bilder** | `.jpg`, `.png`, `.bmp`, `.webp`, `.gif` | | **Archive** | `.zip` | | **Weitergeleitete E-Mails** | `.eml`, `message/rfc822` | Anhänge, die weder Rechnungsdokumente noch hochladbare Referenzdokumente sind, werden protokolliert und übersprungen. *** ## Verarbeitungsmodi ### Standard-E-Mail-Verarbeitung Die Standardverarbeitung bestimmt den besten Pfad anhand der Anzahl und des Typs der unterstützten Anhänge: Der häufigste Fall. Das PDF wird direkt an die Rechnungsverarbeitungs-Pipeline gesendet — keine Klassifizierung erforderlich. **Ergebnis:** Eine Rechnung wird sofort erstellt. Wenn eine E-Mail mehr als ein unterstütztes Dokument enthält oder eine Mischung aus PDFs und anderen Typen, werden alle Anhänge an die **KI-Klassifizierungswarteschlange** gesendet. Der Klassifizierer gruppiert Dokumente in: * **Rechnungsdokumente** — jede Gruppe wird zu einer separaten Rechnung * **Begleitdokumente** — werden den relevanten Rechnungen zugeordnet XML-Anhänge werden durch Vergleich normalisierter Rechnungsnummern mit PDF-Rechnungen abgeglichen. Wenn die E-Mail ausschließlich XML-Anhänge mit gültigem elektronischen Rechnungsinhalt (XRechnung / EN 16931) enthält, führt comstruct folgende Schritte aus: 1. Validierung der XML als anerkanntes elektronisches Rechnungsformat 2. Generierung eines lesbaren PDFs aus den strukturierten Daten 3. Erstellung einer Rechnung mit sowohl dem PDF als auch dem Original-XML als Anhang Wenn die XML keine gültige elektronische Rechnung ist, wird eine Platzhalter-Rechnung erstellt und die XML als zusätzliches Dokument beibehalten. Wenn eine E-Mail keine verarbeitbaren Anhänge enthält (z. B. nur Bilder oder Office-Dateien), erstellt comstruct dennoch eine Platzhalter-Rechnung, damit die E-Mail nicht verloren geht: * Ein Platzhalter-PDF wird generiert * Alle hochladbaren Anhänge werden als zusätzliche Dokumente verknüpft * Der E-Mail-Inhalt (Absender, Betreff, Datum, Text) wird als separates PDF gerendert und angehängt So wird sichergestellt, dass jede weitergeleitete E-Mail erfasst wird und manuell überprüft werden kann. ### Stapelscan-Verarbeitung Der Stapelscan-Modus ist für Scan-Workflows konzipiert, bei denen mehrere Papierrechnungen in einem Durchgang gescannt werden und ein einzelnes mehrseitiges PDF erzeugen. Wenn der Stapelscan-Modus aktiv ist: 1. Nur **PDF**-Anhänge werden verarbeitet (andere unterstützte Dokumenttypen werden ignoriert) 2. Jedes PDF wird per KI analysiert, um **Seitengrenzen** zwischen einzelnen Rechnungen zu erkennen 3. Das PDF wird in Segmente aufgeteilt — eines pro erkannter Rechnung 4. Jedes Segment wird direkt an die Rechnungsverarbeitung gesendet (Klassifizierung wird übersprungen, da alle Seiten als Rechnungen bekannt sind) **Stapelscan-Modus aktivieren:** Setzen Sie den Header `x-staple-scan: true` in der Anfrage. **Fallback:** Wenn die Segmentierung fehlschlägt oder das PDF nur eine Seite hat, wird das gesamte PDF als einzelne Rechnung behandelt. *** ## Erhaltung von E-Mail-Metadaten comstruct extrahiert Metadaten aus der Original-E-Mail und nutzt diese während der gesamten Verarbeitung: | Metadatenfeld | Verwendung | | ---------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Absender (From)** | Absenderidentifikation; unterstützt die Lieferantenzuordnung | | **Betreff (Subject)** | Wird zur Referenz und Durchsuchbarkeit gespeichert | | **Datum (Date)** | Originaler E-Mail-Zeitstempel | | **E-Mail-Text (Body)** | Wenn keine Rechnungsanhänge gefunden werden, wird der E-Mail-Text als PDF gerendert und der Platzhalter-Rechnung angehängt | *** ## KI-gestützte Klassifizierung Wenn eine E-Mail mehrere Anhänge enthält, nutzt comstruct KI (Gemini), um diese intelligent zu gruppieren und zu klassifizieren: * **Rechnung vs. Begleitdokument** — Der Klassifizierer bestimmt, welche Dokumente tatsächliche Rechnungen sind und welche ergänzend sind (z. B. Lieferscheine, Anschreiben, Spezifikationen) * **Gruppierung** — Mehrere Seiten oder Dateien, die zur selben Rechnung gehören, werden zusammengefasst * **XML–PDF-Zuordnung** — Wenn sowohl XML- (XRechnung) als auch PDF-Versionen einer Rechnung vorliegen, werden sie anhand normalisierter Rechnungsnummern abgeglichen und als einzelne Rechnung verknüpft * **Duplikaterkennung** — Wenn ein Dokument bereits verarbeitet wurde (anhand der Dokument-ID erkannt), wird es übersprungen, um doppelte Rechnungen zu vermeiden ### Fallback-Verhalten Falls die KI-Klassifizierung aus irgendeinem Grund fehlschlägt, greift comstruct auf eine sichere Standardverarbeitung zurück: Jeder PDF-Anhang wird als separate Rechnung verarbeitet, wobei XML- und nicht unterstützte Dokumente an alle resultierenden Rechnungen angehängt werden. So geht keine Rechnung verloren. *** ## Warteschlange und Wiederholungsverhalten Die E-Mail-Verarbeitung nutzt eine Job-Warteschlange, um die Klassifizierung bei Bedarf asynchron zu verarbeiten: | Einstellung | Wert | | --------------------- | --------------------------------------- | | **Max. Versuche** | 5 | | **Backoff-Strategie** | Exponentiell, beginnend bei 10 Sekunden | | **Parallelität** | Konfigurierbar (Standard: 1 Worker) | Die nachgelagerte Rechnungsverarbeitungs-Pipeline (Datenextraktion, OCR, Zuordnung) läuft auf einer separaten Warteschlange mit eigener Wiederholungslogik (10 Versuche, 15 Sekunden initialer Backoff). *** ## Integration mit SendGrid Der E-Mail-Verarbeitungsendpunkt ist für den Empfang von [SendGrid Inbound Parse](https://docs.sendgrid.com/for-developers/parsing-email/setting-up-the-inbound-parse-webhook)-Webhook-Payloads konzipiert. SendGrid leitet eingehende E-Mails als Multipart-Formulardaten weiter, und comstruct extrahiert den rohen E-Mail-Inhalt aus dem `email`-Feld. ### Einrichtung 1. Konfigurieren Sie einen SendGrid Inbound Parse Webhook, der auf Ihre comstruct-Instanz zeigt 2. Setzen Sie die MX-Einträge Ihrer Weiterleitungsdomain auf SendGrid 3. Fügen Sie Authentifizierungs-Header (`x-api-key`) in der Webhook-Konfiguration hinzu 4. Setzen Sie optional `x-staple-scan: true` für scan-dedizierte Adressen ### Anfrageformat Der Endpunkt akzeptiert einen rohen Body (bis zu 32 MB) mit Multipart-Formulardaten. Das `email`-Feld muss die vollständige Roh-E-Mail im RFC-822-/MIME-Format enthalten. *** ## Best Practices * Verwenden Sie eine **dedizierte E-Mail-Adresse** pro Weiterleitungszweck (z. B. eine für reguläre Rechnungen, eine für Stapelscans) * Konfigurieren Sie E-Mail-Regeln zur automatischen Weiterleitung — vermeiden Sie manuelle Weiterleitung, wo möglich * Stellen Sie sicher, dass die Weiterleitung originale Anhänge beibehält (vermeiden Sie Inline-Weiterleitung) * **PDF** liefert die besten KI-Extraktionsergebnisse — bevorzugen Sie es gegenüber gescannten Bildern * Verwenden Sie **mindestens 300 DPI** für gescannte Dokumente * Stellen Sie sicher, dass Dokumente nicht passwortgeschützt sind * Vermeiden Sie extrem große Anhänge — der Endpunkt akzeptiert bis zu **32 MB** insgesamt * Führen Sie Rechnungen in der richtigen Reihenfolge ein — comstruct erkennt Grenzen, behält aber die Seitenreihenfolge bei * Verwenden Sie klare Seitentrennungen zwischen Rechnungen * Einseitige Rechnungen funktionieren am besten; mehrseitige Rechnungen innerhalb eines Stapelscans werden ebenfalls unterstützt * Senden Sie XML-Dateien als Standard-Anhänge (nicht inline) * Wenn Sie sowohl PDF- als auch XML-Versionen senden, verwenden Sie **übereinstimmende Rechnungsnummern**, damit comstruct sie automatisch verknüpfen kann * Unterstützte Formate: XRechnung (EN 16931-konform) *** ## Verwandte Endpunkte Ein einzelnes Rechnungs-PDF direkt per API hochladen. Ein einzelnes PDF mit E-Mail-artigen Headern (Projekt, Mandant) hochladen. Verarbeitete Rechnungen abfragen und filtern. Status-Aktualisierungen von ERP-Systemen empfangen.